• 1 EUR = 31.24 грн.
  • 1 USD = 26.24 грн.
  • Пят 22.09.2017

Полезные материалы

Правила эффективной организации рабочего дня

Правила эффективной организации рабочего дня
Бизнес и инновации
Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.
 
Правила начала рабочего дня
  1. Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
  2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
  3. Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
  4. Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
  5. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.
 
Правила основной части дня
  1. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
  2. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
  3. Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
  4. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
  5. Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
  6. Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
  7. Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
  8. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
  9. Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
  10. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

 

 
 
 
 
 

Правила завершения рабочего дня

 

  1. Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
  2. Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
  3. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.
  4. Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:
  5. к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
  6. пик работоспособности приходится на первую половину дня;
  7. после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.
  8. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.
  9. Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.
  10. Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.
  11. Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
  • Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
  • Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
  • Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

 Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

  1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
  2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
  3. корректировку установленных отклонений.

 Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли я решаю необходимые задачи?
  • Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
  • Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
  • Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
  • Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
  • Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

  • Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
  • Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
  • Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

 Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

  • Какие результаты были достигнуты?
  • Что осталось не сделанным и почему?
  • Где было потеряно время?
  • Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

 Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

КОММЕНТАРИИ К ПУБЛИКАЦИИ
САМОЕ СВЕЖЕЕ
полезная информация
Новости шоубизнеса от KINOafisha.ua
Загрузка...
Загрузка...
Расписание кинотеатра Cinema Citi