Почему срываются дедлайны? Как помочь решить проблемы с тайм-менеджментом

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген

Tags:


Notice: Undefined offset: 0 in /home/test2.reklamaster.com/html/wp-content/themes/onfleek/inc/df-core/views/df-content/df-post-layout-2.php on line 176

ТЕБЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ

Автор «Стратегії блакитного океану» Чан Кім виступить у Києві

Автор бестселеру «Стратегія блакитного океану», один із найкращих світових мислителів та гуру менеджменту, професор Чан Кім прочитає 16 листопада у Києві єдину лекцію. Його виступ відбудеться у межах організованого енергетичною компанією ДТЕК стратегічного діалогу, під час якого йтиметься про те, ...

Стартував новий сезон в українській Академії Deloitte. Які курси доступні

Академія «Делойт» відкрила навчальний сезон з новими програмами у сфері бізнес-освіти. Всі програми Академії «створені бізнесом для бізнесу».

Для работников креативной индустрии запускают курс «Мастер креатива»

Rockets Event Agency и Академия Ивент Менеджмента запускают курс «Мастер креатива», рассчитанный на специалистов и владельцев бизнеса, которые хотят развить ...