Почему срываются дедлайны? Как помочь решить проблемы с тайм-менеджментом

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген

Tags:


Notice: Undefined offset: 0 in /home/test2.reklamaster.com/html/wp-content/themes/onfleek/inc/df-core/views/df-content/df-post-layout-9.php on line 167

ТЕБЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ

Синергия бизнеса и образования: о чем новый сезон проекта Business2Students

11 сентября в Киевском национальном торгово-экономическом университете состоялась презентация проекта Business2Students – 2019, который работает со студентами с 2016 года. ...

«Наша Ряба» відкриває двері «Школи здорового перекусу»

Бренд «Наша Ряба», що належить агроіндустріальному холдингу МХП, розпочав новий масштабний соціальний проєкт, покликаний навчити батьків забезпечити дітям правильне харчування у школі.

Секреты креатива от Cannes Lions — теперь в обучающих онлайн-курсах

Недавно появившаяся обучающая платформа 42 courses разместила онлайн-курс Creativity for business, которій разработан в коллаборации с Cannes Lions